“國家電網(wǎng)有限公司輸變電項目2019年第五次設備材料招標采購合同正在進行電子化簽約。往年這時候，我們還在加班加點跟供應商面對面簽合同，天天不停地蓋章?，F(xiàn)在，通過電子化簽約，半分鐘就能簽一份合同，后續(xù)的結算工作也可以在手機APP上辦理?！?0月25日，提到物資合同簽約結算電子化，國網(wǎng)河南省電力公司供應商服務中心合同簽約專責閆朝陽說，從前溝通只能“面對面”，現(xiàn)在辦事只需“鍵對鍵”。
2017年年底，國網(wǎng)河南電力創(chuàng)新物資管理工作，實施“豫電物資合同簽約結算電子化”項目，陸續(xù)實現(xiàn)合同電子簽章、“三單”（到貨驗收單、投運單、質保單）電子簽批、發(fā)票池自動處理、支付融合智能結算。今年1月，物資合同簽約結算新模式在國網(wǎng)河南電力系統(tǒng)全面落地應用。
電子簽章 讓合同簽約更透明
近年來，河南電網(wǎng)建設規(guī)模逐年擴大，工程物資合同簽約結算任務量成倍增長，電力物資簽約年均業(yè)務量高達20萬份。由于合同、采購供貨單均為紙質，且一式三份，甲乙雙方需當面簽字蓋章，每年僅各方加蓋印章就達60萬次。
“2017年，公司對電子簽章應用提出指導意見。我們成立信息化專項工作小組，開展的第一個重點信息化項目是電子商務平臺合同自動電子簽章功能研發(fā)。當年年底，‘電子簽章’小插件成功上線，不僅陸續(xù)實現(xiàn)了電子簽章全覆蓋，而且優(yōu)化提升為自動處理?！焙幽想娏ξ镔Y公司合同管理部副主任孟憲勝介紹。
為確保電子簽章真實有效，信息化專項工作小組成員基于電子商務平臺制作電子章，植入中國金融認證中心（CFCA）身份認證，保證了簽章的法律效力。同時，專項工作小組不斷優(yōu)化插件功能，實現(xiàn)了程序一鍵啟動、自動執(zhí)行、批量處理?！艾F(xiàn)在完成一份合同簽章僅需30秒，還可以指定位置。遠程異地電子化簽約時間也由幾天變成幾秒鐘?！鄙綎|魯能光大電力器材有限公司業(yè)務員喻小平實實在在感受到了合同電子簽章的便利。
2018年年初，國網(wǎng)河南電力在采購供貨單全部實現(xiàn)電子簽章的基礎上，全面擴大電子簽章范圍，實現(xiàn)合同電子簽章全覆蓋。截至今年9月底，該公司已完成電子化簽署合同3萬余份、協(xié)議庫存采購供貨單35萬余份，不僅有效降低了合同簽約成本和風險，也大幅提升了工作效率和管理水平。
電子簽批 單據(jù)辦理可視化
有了合同電子簽章的成功經(jīng)驗，國網(wǎng)河南電力開始在物資結算環(huán)節(jié)實施電子化改革創(chuàng)新。以往，結算手續(xù)均為線下辦理，需供應商傳遞大量紙質單據(jù)，流轉慢、易丟失、差旅成本高?；鶎訂挝缓炁w章手續(xù)繁瑣、鏈條長、周期長。供應商服務中心手工驗審票據(jù)，并需多系統(tǒng)交叉處理業(yè)務，工作量大、辨?zhèn)坞y、歸檔難。
以到貨驗收單辦理流程為例，供應商送貨前需在電子商務平臺上打印并填寫到貨驗收單，送貨后前往各市縣供電公司，分別找工程項目管理部門、施工方、監(jiān)理方、物資部門負責人簽字蓋章，再遞交紙質單據(jù)、發(fā)票、收款收據(jù)等至供應商服務中心，辦理到貨款結算。投運單、質保單辦理手續(xù)也是如此。有時完成一份合同結算，供應商需往返10余次。
2018年，國網(wǎng)河南電力調(diào)整ERP相關功能模塊，并同步開發(fā)上線“掌上單據(jù)”手機APP。該公司提前收集管控用戶權限，實現(xiàn)收貨信息手機掃碼、單據(jù)簽批流轉手機確認及查詢、簽批人和時間手機記錄，取代紙質介質、人工簽章、線下跑單，保證單據(jù)安全、有效、完整、準確、可追溯。同時，該公司將銀行回單及短信推送相結合，作為收款憑證，取代紙質收據(jù)，并增設質保期滿自動提醒功能，通過ERP和APP推送至項目單位，通過APP推送至供應商，有效防范質保金逾期，確保按時完成合同結算。
“我負責的南陽、周口、商丘、焦作、洛陽等多個城市的項目都遠程完成了單據(jù)電子化辦理，‘掌上單據(jù)’APP真是方便快捷。”最早使用電子化結算的供應商、中國電建集團河南電力器材有限公司的業(yè)務員段加加說。今年3月14日，周口太康高朗35千伏輸變電工程物資到貨后，段加加一天就完成了項目、施工、監(jiān)理和屬地物資公司在線簽批，并實時查詢到貨驗收單辦理狀態(tài)。
目前，在新結算模式下，電子單據(jù)已實現(xiàn)全省范圍線上辦理，結算單據(jù)簽批、流轉、驗審等處理時長由半個月縮短至3分鐘。截至9月底，“三單”電子化已覆蓋全省電網(wǎng)物資合同結算業(yè)務，完成線上發(fā)起、審批、傳遞等電子流轉業(yè)務共1.6萬條，累計結算金額19.7億元。
電子支付 物資結算更便捷
今年3月，剛通過“掌上單據(jù)”APP流轉完成到貨驗收單的江東金具設備有限公司業(yè)務員王陽，又為遞交小額發(fā)票犯了愁：“專門為遞交發(fā)票跑一趟鄭州，差旅費比發(fā)票金額還高，如果積攢多次一起遞交，又影響單位資金回籠和生產(chǎn)進度?！敝钡耐蹶栂驀W(wǎng)河南電力供應商服務中心尋求幫助。
“只要發(fā)票開出，我們就可以將國稅系統(tǒng)的發(fā)票數(shù)據(jù)調(diào)取過來，您不需要親自到現(xiàn)場辦理業(yè)務，只需將紙質發(fā)票郵寄過來就行?！眹W(wǎng)河南電力供應商服務中心票據(jù)驗審專責曹秀青告訴王陽。
原來，2018年11月，國網(wǎng)河南電力依托財務管控系統(tǒng)搭建了“發(fā)票池”，只要發(fā)票開出，就可第一時間調(diào)取發(fā)票數(shù)據(jù)。供應商既可現(xiàn)場勾選匹配訂單，也可利用二維碼將通用發(fā)票交接單關聯(lián)發(fā)票信息和訂單信息，并郵寄到供應商服務中心，由驗審人員掃描二維碼匹配，無需現(xiàn)場遞交。驗審人員在收到紙質發(fā)票之前即可自動完成訂單、稅率、金額等全票面信息的預校驗，異常發(fā)票還可自動提醒過濾，高效完成發(fā)票校驗一鍵審核、入賬憑證智能生成。
此外，國網(wǎng)河南電力還創(chuàng)新開展支付融合智能結算業(yè)務，打通ERP與財務管控系統(tǒng)接口，資金預算自動傳輸；自動生成電子付款審批表，取代手工簽字，實時記錄實名簽批和時間，全鏈條簽批流轉最快一天即可完成；增設風險管控關口，系統(tǒng)自動預警提醒涉訴、違約等問題供應商，保障資金安全；融合多任務，實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)一鍵提報、線上審核一鍵簽批、支付制證一鍵生成、風險預警一鍵管控。
截至9月底，今年河南電力物資公司在簽約結算新模式下完成支付業(yè)務1.3萬筆，累計金額15.2億元，在公司系統(tǒng)率先實現(xiàn)了智慧結算。
